Vamos a hacer una prueba…
Le preguntamos: ¿Cómo comienzo a planificar un evento?
Planificar un evento requiere de una serie de pasos y consideraciones para asegurarte de que todo salga como deseas. Aquí tienes una guía básica para comenzar a planificar un evento:
Definir el objetivo y alcance del evento: Antes de comenzar a planificar, es importante tener claro el propósito del evento y qué deseas lograr con él. Define el tipo de evento, su temática, tamaño, duración, público objetivo y cualquier otro detalle relevante.
Establecer un presupuesto: Determina cuánto estás dispuesto a gastar en el evento. Esto te ayudará a tomar decisiones acerca de la ubicación, proveedores, entretenimiento y otros aspectos.
Crear un cronograma: Elabora un cronograma detallado que incluya todas las tareas necesarias para la planificación y ejecución del evento. Asigna fechas límite realistas para cada una de estas tareas.
Elegir la ubicación: Encuentra un lugar adecuado para tu evento en función de su tamaño, ubicación, facilidades, requisitos técnicos y presupuesto. Comunícate con diferentes lugares, solicita cotizaciones y realiza visitas para evaluar si cumplen con tus necesidades.
Formar un equipo organizador: Si el evento es grande o complejo, considera la posibilidad de formar un equipo para ayudarte en la planificación y ejecución. Asigna responsabilidades claras a cada miembro del equipo y establece una línea de comunicación efectiva.
Definir los proveedores y servicios necesarios: Identifica los proveedores y servicios que requerirás para tu evento, como catering, equipos de sonido e iluminación, decoración, fotógrafos, etc. Investiga y solicita cotizaciones para comparar precios y servicios.
Elaborar un plan de promoción: Si deseas que tu evento sea exitoso, necesitarás promocionarlo. Define una estrategia de marketing y promoción que incluya canales de comunicación, como redes sociales, correo electrónico, anuncios pagados, prensa, entre otros.
Gestionar la logística: Asegúrate de cubrir todos los aspectos logísticos del evento, como la gestión de invitaciones y registros, el transporte, el estacionamiento, los permisos y licencias necesarios, la seguridad, entre otros.
Preparar un programa o agenda: Diseña un programa detallado del evento, incluyendo horarios, presentaciones, actividades y descansos. Asegúrate de que el programa sea coherente con el objetivo del evento y se ajuste al tiempo disponible.
Realizar un seguimiento constante: Mantén una comunicación constante con todos los involucrados en el evento, incluyendo proveedores, equipo organizador, invitados y patrocinadores. Realiza reuniones periódicas para asegurarte de que todo esté avanzando según lo planeado.
Recuerda que la planificación de eventos puede ser compleja y requiere dedicación y organización. Considera la posibilidad de contratar a un planificador de eventos profesional si necesitas ayuda adicional.
- Me dices que uno de los pasos es preparar un programa o agenda, podrías indicarme que programas o Apps puedo utilizar para ello. NOTA: debo decir que aquí se quedó pensando un largo rato antes de responder.
Claro, existen varias opciones de programas y aplicaciones que puedes utilizar para preparar un programa o agenda para tu evento. Aquí te mencionaré algunas de las herramientas más populares:
Microsoft Excel o Google Sheets: Estas hojas de cálculo son versátiles y te permiten crear tablas y organizar la información de tu programa de manera estructurada. Puedes usar columnas para las horas, descripción de las actividades, nombres de los ponentes, etc.
Microsoft Word o Google Docs: Estos programas de procesamiento de texto también pueden ser útiles para crear un programa detallado. Puedes diseñar tablas o utilizar listas y viñetas para organizar las diferentes partes del programa.
Canva: Es una plataforma de diseño gráfico en línea que te permite crear diseños personalizados de forma fácil y rápida. Puedes utilizar plantillas prediseñadas para crear un programa atractivo visualmente y agregar la información necesaria.
Trello: Es una herramienta de gestión de proyectos basada en tableros y tarjetas. Puedes crear tarjetas para cada actividad del programa y moverlas entre las diferentes etapas del evento (por ejemplo, «pendiente», «en progreso» y «completado») a medida que avanza la planificación.
Eventbrite: Es una plataforma de gestión de eventos que te permite crear programas, gestionar registros de asistentes y promocionar tu evento. Puedes utilizar su función de programación para crear una agenda detallada y compartirlo con los participantes.
Whova: Es una aplicación de gestión de eventos que incluye funciones para crear programas personalizados. Puedes agregar horarios, descripciones de actividades, ponentes, salas y otra información relevante para el evento.
Estas son solo algunas opciones, y la elección dependerá de tus preferencias y necesidades específicas. Recuerda que la herramienta que elijas debe ser fácil de usar y permitirte compartir el programa con otros participantes si es necesario.
- Me dices que puedo usar Whova, puedes ser más específico sobre su uso y donde localizo esta aplicación.
Mis disculpas por la confusión. Actualmente, como modelo de lenguaje basado en texto, no tengo acceso a la información en tiempo real sobre aplicaciones específicas y su disponibilidad. Mi conocimiento se basa en datos hasta septiembre de 2021, por lo que no puedo proporcionarte información actualizada sobre aplicaciones específicas como Whova. Sin embargo, puedo decirte que Whova es una aplicación de gestión de eventos que ha sido utilizada en el pasado para facilitar la interacción y la organización de eventos. Proporciona funciones como la creación de programas personalizados, gestión de registros, interacción entre participantes, anuncios y más. Te recomendaría buscar en línea o en las tiendas de aplicaciones de tu dispositivo móvil (como App Store o Google Play) para obtener información actualizada sobre Whova y su disponibilidad. Allí podrás obtener detalles precisos sobre cómo usar la aplicación y si cumple con tus necesidades para la planificación de eventos.
5 TIPS
- Saber que pedir y cómo
- Tener cuidado que no todo es verdadero y hay fisuras importantes aún…
- Tiene limitaciones y cuidado porque es muy hablador
- Chequear antes de usar lo que nos ofrece
- Practicar y practicar
Sr. Google, seguimos necesitando de Usted, chapó.
